合同是每个企业日常生活中不可或缺的一部分。当你向一个新同事发出聘用通知，与一个新供应商签约，或建立一个新的商业伙伴关系时，你会被要求签署一份合同。对许多人来说，签署合同时并不总是小心翼翼的，但这种随意的态度可能会让他们反感。一个合同审查过程对于减少这种风险和避免不受欢迎的责任是至关重要的。但实际上什么是合同审查，以及如何使这个过程更有效率？ 什么是合同审查？ 合同审查是在同意合同条款之前彻底阅读和理解合同的过程。它可以通过手动或使用合同自动化软件来进行。在合同审查过程中，将对文件进行审查，以确认它包含合同的所有要素，所有内容都表述得清楚准确，没有错误或差异，没有潜在的冲突，而且重要的是，有可接受的条款，以帮助各方避免被锁定在一个不满意的协议中。虽然合同审查可能涉及到时间和资源的投资（取决于合同的性质和价值），但一般来说，它的成本比违约诉讼的辩护要低得多。 为什么你需要审查合同？ 合同审查的目的是为了确保法律协议和其中的条款是健全的，并尽可能地减少法律和财务风险，以保护你的企业利益。 你是否曾经在没有阅读你所签署的内容的情况下签署过一份文件？大多数人都有过–更不用说我们在没有阅读的情况下直接点击并选择加入的政策数量了。当有人要求你签署一份合同时，他们实际上是要求你在法律上使自己或你的企业受到文件中所列条款的约束。合同审查是任何签约过程中的一个重要部分，因为它通常会降低整体风险，增加合同各方受益的机会，并为双方提供机会，在他们签署任何东西之前充分了解他们所同意的内容： ◆ 发现不明确或过时的条款 ◆ 防止误解 ◆ 突出需要改进的地方，以及 ◆ 暴露出可能会在双方之间造成不利风险转移的隐患。 如果合同审查过程不完整或被回避，一方或双方就有可能同意他们无法履行的承诺，承受声誉损失，并浪费宝贵的时间和金钱来解决可避免的争端。 谁应该审查合同？ 合同审查过程通常包括几个人，这取决于参与合同本身的利益相关者。它可能从销售代表开始，他起草最初的合同并决定关键的价值，从模板中提取基本条款。这个人应该仔细审查整个协议的准确性，然后再将其转发给交易方和法律团队。交易方将审查拟议的协议，以确保协议的风险、法律和商业影响对他们有效。合同专家或法律顾问在每一轮谈判后和双方签字前审查合同，被认为是最佳做法。 合同审查代表了各方在签署前确定和要求修改的最后机会。在合同签署后，这是一个义务管理的问题，各方希望预测具体的合同事件，如重新谈判或选择退出的窗口，以避免被即将到来的关键日期和最后期限打草惊蛇。(了解更多关于合同续签的信息）。 如何审查一份合同取决于每个审查者的角色。对方将逐行阅读合同，接受一些修改，并提出其他建议，同时考虑双方都能接受的折衷方案。他们通常会将修改意见发回。作为对比，起草方只需要审查被修改或拒绝的内容。 如何审查合同 大多数律师每天仍然平均要花三个小时来处理微软Word文档。虽然Word有丰富的离线文件编辑功能，但如果你用它来审查合同，就会经常遇到该平台的关键问题。这些问题可能包括： ✔ 追踪修改 使用Microsoft Word的跟踪修改选项可能看起来是一个很好的方式来跟踪对原始文件的修改，然而，一旦拟议的合同经过了几个审查员，修改就开始层层叠加，元数据可能丢失，版本控制就会失去控制。 ✔ 准确性 当合同的各方以可编辑的Word文档格式工作时，一旦文档被转换为PDF格式供签署，就没有办法保存所做修改的审计线索。可以想象，一方可以在其他人不知道的情况下对合同进行重大修改，这就造成了各方同意一个不准确或不完整的协议版本的风险；也不可能从谈判数据中学习，使未来的谈判更顺利地进行。 ✔ 安全性 Word在很大程度上是建立在离线文件和非结构化数据上的，它缺乏专门为合同设计的基于云的编辑器的高级安全功能。 ✔ 格式化问题 用Word起草的合同，随后通过电子邮件与他人分享，可能会出现各种格式错误，包括损坏的编号部分、乱码的子弹、删除的评论和破碎的图像。 ✔ 系统故障 如果微软的Word在合同审查过程中出现系统故障了，那么很有可能所有的工作都会丢失，如果没有保存的话，因为执行 “文件恢复 “绝不是一个有保障的修复方法，而且可能需要几个小时的额外工作。 合同审查中的常见错误 许多企业在承包过程中会犯各种错误，例如： ◆认为逐行审查一份复杂的合同是浪费时间和金钱 ◆未能完整填写合同模板 ◆未经审查就签订合同 ◆假设合同是不可协商的，必须按原样签署 ◆认为“标准语言”不需要审查 ◆签署含糊不清或不易理解的协 ◆在不重要的条款上进行不必要的反击 犯下任何这些错误都可能导致一方签署不符合其业务最佳利益的合同，或者更糟的是，完全无法签署。 合同审查清单 合同审查清单是一份清单，其中列出了在合同审查过程中必须审查的每个方面或组成部分。合同审查清单可作为保障，确保各方可以将风险降至最低、找出问题区域并消除粗心大意的错误。 当您在合同审查过程中导航时，合同审查清单可能会有所帮助。以下是审查合同时值得考虑的一些事项： 1.关注最关键的条款 合同中的每一行都是必不可少的，需要审查，但概述保密、赔偿、终止和争议解决的条款很重要，值得仔细分析。在大多数情况下，这些条款应该是您处理的第一个条款，并且您应该期望花费大部分时间来评估这些条款。赔偿条款是这些关键条款的一个主要例子，因为它定义了谁负责支付损失和损害，以及这些发生的费用可能是多少。在查看这些条款时，您需要确保已尽可能降低风险，并确保您的利益得到优先保护。 2.力求语言清晰 在审查合同时，您还应该留意任何可能留待解释的模棱两可的语言，并在签署文件后导致潜在的冲突。如果某个术语或条款可以用多种方式解释，那么有必要对其进行澄清，以便更加确定什么是有意的，什么不是。通过使某些术语的范围更加清晰，法律团队可以消除以后可能围绕单词和条款的含义产生的昂贵且耗时的争议。这是一个重要的阶段，即使您正在审查第三方文件上的合同也是如此。 3.查看默认条款 不要忘记寻找违约条款，解释当一方未能履行其义务以及非违约方的选择时的潜在后果。它们可能是样板文件，但仍然适用！通过查看这些规则，您可以更好地了解如果您未能履行义务会发生什么，以及如果交易对手也这样做，您可以获得什么样的补救措施和追索权。 4.检查空白 虽然填空模板可以在签约过程中节省大量时间，但如果不填写这些空白，它们也会很麻烦。无论您是使用自动模板还是审阅另一方起草的合同，在签署最终合同之前都应填写或删除任何空白，以避免产生歧义并可能造成代价高昂的后果。它甚至可能引发与合同有效性以及合同的强制性要素是否存在有关的问题。 5.阅读终止和续约条款 在签订合同之前，您需要确认您了解终止和续订条款。始终注意诸如自动续订语言和选择退出窗口之类的事情，这些窗口让您知道如何以及何时可以终止协议，以及与未在特定日期之前通知另一方相关的任何影响。您可以使用合同续订提醒来管理这一点。 6.注意重要的里程碑 确保所有日期和截止日期与之前的口头协议相符，并开始跟踪合同生效后您的组织将负责的任何事情。阅读合同的每一行可能需要很长时间，尤其是在处理冗长或复杂的协议时。然而，合同审查仍然是保护企业免于承担不必要风险的最有效方法之一。 7.公平分配风险 在检查清单时，确保已充分说明所有风险，并确保与交易相关的风险已在各方之间公平分配。如果一份合同将过多的风险转移给一方，那么它可能需要修改或谈判以达到平衡，从而使各方公平地承担风险。 8.理解补救条款 了解在未兑现承诺的情况下您可以使用的追索权和补救措施也是每个合同审查清单的关键部分，因为合同的主要目的之一是在发生违约时提供这种安全和保障。各方应熟悉他们在最坏情况下面临的影响，以及如何减少或将这种责任转嫁给另一方。了解在发生违约或违约时需要采取什么行动也很重要，因此熟悉这些规定是关键。 9.查看参考文件 大多数律师都知道，合同附带参考文件的情况并不少见。如果您正在审查的合同有此内容，请务必给予这些文件与初始合同一样多的关注和关注，因为这些附加文件中仍然可能包含关键信息，如果不加以处理，可能会增加交易风险。 |
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